Starfsmaður þarf að draga saman langt skjal, undirbúa kynningu, greina tölur eða fá aðstoð við verkefni sem hann er að vinna. Hann veit að gervigreind getur hjálpað og opnar spjallverkfæri sem hann þekkir.
En hefur fyrirtækið samþykkt þessa þjónustu? Má setja skjalið þangað? Eru sömu reglur í gildi fyrir einkaaðgang og fyrirtækjaaðgang?
Ef svörin eru óljós er starfsmaðurinn skilinn eftir með ákvörðun sem fyrirtækið hefði átt að hjálpa honum að taka.
Bjóðum upp á raunhæfan kost
Fólk notar gervigreind vegna þess að hún getur sparað tíma, auðveldað vinnu og hjálpað því að leysa verkefni betur.
Ef fyrirtæki bjóða ekki upp á hentug verkfæri er hætt við að starfsfólk noti eigin aðganga eða þjónustur sem hafa ekki verið yfirfarnar. Þetta er ein birtingarmynd svokallaðs shadow AI, sem breska netöryggismiðstöðin NCSC hefur fjallað um.
Það er skynsamlegra að skilja hvað starfsfólkið þarf og útvega því góð verkfæri en að treysta eingöngu á bönn og viðvaranir.
Samþykkt þjónusta ætti að vera nægilega gagnleg og aðgengileg til að fólk vilji nota hana. Starfsfólk þarf jafnframt að vita hvenær hún hentar og hvenær önnur leið er nauðsynleg.
Hvaða upplýsingar má nota, og hvar?
Það er ekki nóg að segja starfsfólki að nota gervigreind á ábyrgan hátt. Reglurnar þurfa að hjálpa því að taka ákvarðanir í daglegri vinnu.
Fyrirtæki getur til dæmis heimilað venjuleg innri vinnugögn í tiltekinni AI-fyrirtækjaþjónustu, en gert strangari kröfur um trúnaðarmál viðskiptavina, starfsmannaupplýsingar eða viðkvæm fjárhagsgögn. Sum verkefni kunna að þurfa sérstakt vinnsluumhverfi eða samþykki. Önnur geta farið fram með almennum, opinberum upplýsingum.
Þetta þarf að ákveða út frá starfsemi, heimildum og þeirri þjónustu sem fyrirtækið notar. Engin ein flokkun hentar öllum.
Og samþykkt AI-þjónusta er ekki ótakmörkuð heimild til að afhenda henni gögn. Það þarf að vita hvaða þjónusta er samþykkt, hvaða eiginleikar hennar eru í notkun, hvernig upplýsingar eru varðveittar og hvaða samningar og heimildir gilda.
Það getur líka skipt máli hvort starfsmaður notar venjulegt spjall, tengir verkfærið við gagnasafn fyrirtækisins eða leyfir því að framkvæma aðgerðir í öðrum kerfum.
Heimild til að skoða upplýsingar í vinnunni er ekki sjálfkrafa heimild til að senda þær í hvaða verkfæri sem er.
Skýr stefna sem fólk getur notað
Góðar starfsreglur þurfa ekki að vera langar. Þær þurfa að svara spurningunum sem koma upp í raunverulegum verkefnum.
Hvaða verkfæri eru samþykkt? Hvaða upplýsingar má nota í þeim? Hvað þarf sérstaka yfirferð? Hvert á starfsmaður að leita ef hann er óviss eða þarf að nota nýja þjónustu?
Reglurnar verða líka að ná lengra en til skjalanna sem fólk hleður upp. Fyrirmæli til gervigreindar geta sjálf innihaldið trúnaðarupplýsingar. Samantekt getur afhjúpað meira en frumtextinn virðist gera og niðurstöður líkansins geta verið rangar þótt þær hljómi sannfærandi.
Þess vegna þarf starfsfólk að kunna að meta bæði hvað það afhendir gervigreindinni og hvernig það notar svörin.
Þetta er að stórum hluta venjuleg fagleg ábyrgð í nýju vinnuumhverfi. Við hættum ekki að yfirfara staðreyndir, gæta trúnaðar eða meta hvort við megum miðla upplýsingum vegna þess að gervigreind tók þátt í vinnunni.
Fyrirtækið þarf að halda í við notkunina
AI-verkfæri þróast hratt, og þarfir starfsfólks breytast með þeim.
Það þýðir ekki að fyrirtæki þurfi að endurhanna alla upplýsingastýringu sína. Oft er hægt að byggja á þeim reglum, ábyrgð og aðgangsstýringum sem þegar eru til staðar.
En það þarf að kynna reglurnar, hlusta á starfsfólkið og endurskoða samþykktu verkfærin þegar þau duga ekki lengur. Það á að vera auðvelt að spyrja um nýja notkun eða benda á betri leið, án þess að fólk þurfi að fela hvernig það vinnur.
Markmiðið er ekki að koma í veg fyrir að starfsfólk noti gervigreind. Það er að fyrirtækið geti nýtt möguleikana með skýrum heimildum og góðum verkfærum.
Þegar rétta leiðin er jafnframt auðveldasta leiðin verða öryggi og gagnsemi hluti af sama vinnulaginu.